Rechnungsversand per E-Mail

Spart Ihnen sofort Druckkosten und Porto und ist einfach zu handhaben.

Die geänderte Gesetzeslage zum 1.7.2011 macht es Ihnen möglich, Rechnungen ohne digitale Signatur und ohne ein DTA – Format wie z.B. EDI als E-Mail  zu versenden. Ohne dass Ihr Geschäftspartner auf einen Vorsteuerabzug verzichten muss. Hierfür gibt es zwei praktikable Wege: Der Versand als E-Mail Anhang bzw. als E-Mail-Text oder als Link zum Download. Wir haben uns bei der Umsetzung des Rechnungsversandes als E-Mail in ekcd.net für die Variante E-Mail als Anhang im PDF-Format entschieden. Da diese Variante für Sie am unkompliziertesten in der täglichen Praxis ist.

Die gesetzliche Grundlage wurde durch die Neufassung des § 14 Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5 Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) geregelt. Hier sind die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen für elektronische Rechnungen zum 1. Juli 2011 neu gefasst worden. Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 Satz 8 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die Anforderungen an die übermittlung elektronischer Rechnungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich reduziert. Nunmehr können u. a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentenanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Bisher wurden auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 14 Absatz 3 Nummer 1 UStG a. F.) oder ein EDI-Verfahren (§ 14 Absatz 3 Nummer 2 UStG a. F.) verwendet wurden. Jetzt entfällt die Signaturpflicht der Rechnungen und daher konnte nun der E-Mail Versand der Rechnungen in unserer ERP-Lösung ekcd.net ohne weitere Zusatzsoftware realisiert werden.

Jetzt gelten dieselben Anforderungen wie an eine Papierrechnung: Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Absatz 1 UStG die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Zusätzlich muss die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden und der Rechnungsempfänger muss diesem Übertragungsweg zustimmen. Diese Zustimmung bedarf keiner bestimmten Form. Diese kann auch stillschweigend erfolgen, in dem der Rechnungsempfänger nicht widerspricht und die elektronisch übermittelte Rechnung bezahlt. Durch die Pflege, in den für den elektronischen Rechnungsversand erweiterten Kundenstammdaten, dokumentieren Sie die Kundenvereinbarung, da Sie nun hinterlegen können, ob der Kunde eine Papierrechnung wünscht bzw. an welche E-Mail Adresse die elektronische Rechnung versandt werden soll.

Eine Rechnung gilt als ordentlich, wenn alle erforderlichen Angaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten sind. Zur Erinnerung die Pflichtangaben sind:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Steuernummer oder wahlweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände mit handelsüblicher Bezeichnung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung
  • das Entgelt (Nettobetrag)
  • der anzuwendende Steuersatz (7% oder 19%)
  • Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Ausweis des Bruttobetrages
  • Rechnungsversand per E-Mail

Somit stehen nun die Papierrechnung und die elektronische Rechnung auf der gleichen rechtlichen Grundlage. Da in ekcd.net die technische Voraussetzung zum Versand der PDF-Rechnung als Anhang gegeben ist, haben wir den kundenindividuellen E-Mail Versand von elektronischen Rechnungen realisiert. Sie hinterlegen in den Kundenstammdaten die Rechnungsversandart, sowie den Gesprächspartner und die E-Mailadresse, die die Rechnung erhalten soll. Die Rechnung wird im PDF Format als E-Mailanhang erzeugt. Zum Versand der Rechnungen, können Sie das E-Mail Anschreiben personalisieren. An dieses wird die Rechnung als Anlage angefügt.

Der eigentliche E-Mailversand wird über Ihren E-Mail Server bzw. Ihrem Provider gesteuert. Daher wird in den Kommunikationsstammdaten die Adresse des SMTP Servers, dessen Portnummer, sowie die Absenderdaten und Passwörter hinterlegt.

Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen können papierbasierte Prozesse abgelöst werden. Dies betrifft nicht nur den Versand, sondern auch die Weiterleitung im Unternehmen und die Archivierung auf Seiten Ihrer Geschäftspartner. Eine Rechnung, die Sie in elektronischer Form erhalten, muss auch in elektronischer Form archiviert werden. Somit entfällt die Papierablage. Durch die Zuordnung des zuständigen Rechnungs-Empfängers, erhält dieser direkt die Rechnung ohne dass ein Papierbeleg über die Poststelle verteilt werden muss. Dies beschleunigt die Zustellung und reduziert die Prozesslaufzeiten.