E-Rechnung betrifft mehr Prozesse als viele Unternehmen denken
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Das Thema E-Rechnung entwickelt sich mit hoher Geschwindigkeit weiter – und die Anforderungen an Unternehmen steigen kontinuierlich. Deshalb freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können: Ab sofort steht die Erstellung von Ausgangsrechnungen als E-Rechnung mit der Programmversion 2.8.7 produktiv zur Verfügung. In umfangreichen Tests haben wir die Faktura-Läufe zahlreicher Anwender analysiert, indem wir jeweils eine Wochenfaktura erstellt und die daraus resultierenden Rechnungen mit unserem Validator „Valitool“ geprüft haben. Dabei wurde erneut deutlich, wie vielfältig die in ekcd.net realisierten Szenarien zur Bewertung und Nachweiserstellung sind. In einem intensiven Entwicklungsprozess haben wir diese komplexen Anforderungen in die E-Rechnungsstruktur integriert und mit der aktuellen Version freigegeben. Während der Tests traten vereinzelt Fehler auf, die überwiegend auf unzureichende Stammdatenpflege zurückzuführen sind. Um Sie bestmöglich zu unterstützen, haben wir alle relevanten Punkte in einer übersichtlichen Checkliste für Sie zusammengestellt. Damit schaffen Sie die Grundlage für einen zukunftssicheren und gesetzeskonformen Rechnungsprozess – sowohl im Verkauf als auch im Einkauf. |
Schritt für Schritt zum reibungslosen Umstieg
Damit schaffen Sie die Grundlage für einen zukunftssicheren und gesetzeskonformen Rechnungsprozess – sowohl im Verkauf als auch im Einkauf.
Schritt für Schritt zum reibungslosen Umstieg
Um Sie bestmöglich bei der Einführung zu unterstützen, haben wir auf unserer Website zwei praktische Checklisten für Sie bereitgestellt:
- Zukunftssicher im Verkauf: Checkliste E-Rechnung
- Zukunftssicher im Einkauf: Checkliste E-Rechnung
Die Checklisten helfen Ihnen dabei, organisatorische und technische Voraussetzungen frühzeitig zu prüfen und typische Stolpersteine zu vermeiden.
Sie finden die Downloads hier auf unserer Website.
E-Rechnung betrifft nicht nur den Verkauf
In vielen Unternehmen liegt der Fokus aktuell vor allem auf der Erstellung von Ausgangsrechnungen. Mindestens genauso wichtig ist jedoch die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen im Einkauf.
Es ist essenziell, dass Sie bei der Annahme ihrer Eingangsrechnungen prüfen, ob es sich um eine korrekt erstellte E-Rechnung handelt. Nur so ist der Vorsteuerabzug möglich. Das BMF-Schreiben zur Einführung der E-Rechnung (DOK 2024/0883282, Rn. 35) formuliert es so:
„Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. (…)“
Es muss somit also sichergestellt sein, dass die E-Rechnung sowohl technisch korrekt ist und die umsatzsteuerlichen Pflichtfelder korrekt enthalten sind. Erst dann liegt eine E-Rechnung vor. Eine Eingangsrechnung kann dann umsatzsteuerrechtlich korrekt sein, inhaltlich jedoch fehlen Informationen, die für eine automatisierte Rechnungsprüfung erforderlich sind. So könnten z.B. Lieferschein- oder Bestellnummern fehlen.
Eine E-Rechnung ist z.B. technisch falsch, wenn die XML-Struktur nicht den Anforderungen entspricht. Hier spricht man von einem Formatfehler (Syntaxebene).
Darüber hinaus kann es zu Verstößen bei den Geschäftsregeln (Semantikebene) kommen. Wenn z.B. der Steuerbetrag und der Steuersatz nicht zusammenpassen, Pflichtfelder nicht gefüllt sind. Die dritte Fehlerart sind die Inhaltsfehlern (Ordnungsmäßige Rechnungspflichtangaben), wenn z.B. die Steuernummer falsch ist.
Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025 stellt unmissverständlich klar: Für die steuerliche Anerkennung zählt ausschließlich der strukturierte Datensatz. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der XML-Teil führend. Weichen Bild- und strukturierter Teil voneinander ab, gilt der strukturierte Datensatz als verbindlich – auch wenn das PDF optisch fehlerfrei erscheint. Fehlen Pflichtangaben im strukturierten Teil oder sind diese fehlerhaft, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs.
Unternehmen müssen ihre Prüfung künftig neu ausrichten: Die herkömmliche Sichtkontrolle reicht nicht mehr aus. Das BMF-Schreiben betont klar, dass eine Validierung der E-Rechnung für Rechtssicherheit grundsätzlich erforderlich bzw. dringend empfohlen ist.
Validierung heißt: technische Prüfung von Format- und Geschäftsregeln. Sie prüft, ob die E-Rechnung den zulässigen Syntaxen entspricht und ob alle Pflichtfelder vollständig sowie widerspruchsfrei ausgefüllt sind. Die Validierung ersetzt keine inhaltliche Überprüfung, sondern ergänzt und erleichtert sie.
Eine valide Prüfung muss transparent und nachvollziehbar sein. Einzelne Prüfungen ohne Dokumentation reichen auf Dauer nicht aus. Das Prüfergebnis sollte gespeichert und muss im Zweifelsfall vorgelegt werden können.
Daher haben wir unsere Eingangsrechnungsprüfung um eine professionelle, lizenzpflichtige Validierungskomponente erweitert. Das Ergebnis: Ein Prüfprotokoll, das im Idealfall die korrekte Ordnungsmäßigkeit Ihres Belegs dokumentiert. Diese Neuerung ist auch Teil der Version 2.8.7.
Wer sich hier frühzeitig vorbereitet, vermeidet spätere Prozessprobleme und unnötigen Zeitdruck.
E-Rechnung betrifft mehr Prozesse als Sie denken
Ein weiterer wichtiger Punkt wird aktuell in vielen Unternehmen noch unterschätzt: Auch interne oder manuell erstellte Rechnungen – beispielsweise Rechnungen, die heute noch direkt über Word erstellt werden – müssen künftig, als E-Rechnung erzeugt werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Viele kleinere Rechnungen oder Nebenvorgänge werden heute noch außerhalb des eigentlichen ERP- oder Warenwirtschaftsprozesses erstellt. Genau diese Prozesse sollten jetzt ebenfalls überprüft und rechtzeitig angepasst werden.
Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft daher nicht nur klassische ERP-Prozesse, sondern sämtliche Rechnungsprozesse im Unternehmen.
Vielen Dank für Ihr Feedback
Auf unsere Umfrage zum Thema E-Rechnung und ihre strategische Ausrichtung haben wir erste Rückmeldungen erhalten. Das Interesse und der Informationsbedarf sind weiterhin sehr unterschiedlich ausgeprägt.
Die Unternehmen, die sich bereits eingetragen haben, werden wir in den kommenden Wochen persönlich kontaktieren, um gemeinsam die nächsten Schritte zu besprechen und individuelle Fragen zu klären.
Unsere Empfehlung
Nutzen Sie die kommenden Wochen aktiv zur Vorbereitung. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist kein reines IT-Thema, sondern betrifft Prozesse, Abläufe und Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen.
Mit der aktuellen Programmversion schaffen wir bereits heute die Voraussetzungen für einen sicheren und kontrollierten Übergang. Wenn Sie auf E-Rechnung umstellen möchten, besprechen Sie das bitte mit uns. Wir prüfen Ihren Faktura-Lauf im Vorfeld.