Optimieren Sie Ihren Arbeitsalltag mit dem Excel-Auftragsimport
Die Digitalisierung und Automatisierung spielen eine immer größere Rolle in der Logistik des Getränkegroßhandels. Effiziente Prozesse sind entscheidend, um den steigenden Anforderungen an Geschwindigkeit, Genauigkeit und Flexibilität gerecht zu werden.
Besonders die Auftragsverarbeitung kann durch digitale Lösungen erheblich optimiert werden. Die manuelle Erfassung von Aufträgen ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit unserer neuen Importfunktion auf Basis von Excel-Tabellen im CSV-Format können Sie diesen Prozess deutlich beschleunigen und vereinfachen.
Warum der Import von Aufträgen per Excel?
Der Import bietet Ihnen viele Vorteile gegenüber einer manuellen Erfassung:
- Zeitersparnis: Statt jeden Auftrag einzeln einzugeben, können Sie große Mengen an Bestellungen in einem Schritt übernehmen.
- Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben bergen das Risiko von Tippfehlern oder falschen Artikelzuordnungen. Ein strukturierter Excel-Import minimiert diese Risiken.
- Flexibilität: Viele Geschäftspartner liefern Bestellungen als Excel-Dateien. Diese lassen sich ohne Anpassungen direkt in unser System übernehmen.
- Effizienzsteigerung: Ihre Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, statt wiederkehrende Dateneingaben vorzunehmen.
Abgrenzung zu Standard-EDI-Datenformaten
Wieso genügt es nicht einen EDI Orders In Import zu realisieren? Der EDI (Electronic Data Interchange) ist ein weit verbreiteter Standard für den digitalen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Während EDI ideal für regelmäßige, automatisierte Bestellprozesse ist, bietet der Excel-Import eine flexible Alternative:
- Einfache Implementierung: Kein komplexes Setup oder spezielle Schnittstellen erforderlich – Excel-Dateien lassen sich direkt verarbeiten.
- Flexibel anpassbar: Nicht alle Geschäftspartner nutzen EDI. Mit Excel können auch kleinere Lieferanten oder Kunden problemlos integriert werden.
- Schneller Einstieg: Während EDI oft eine technische Implementierung erfordert, ist der Excel-Import sofort nutzbar und erfordert nur minimale Vorkenntnisse.
Wie haben wir den Import der Aufträge umgesetzt?
Was ist der richtige Aufbau einer CSV-Datei? Welche Spalten sind möglich? Wie wird das Datumsformat angegeben? Auch wie die Liefer- und Auftragsarten übermittelt werden, bleibt unklar, da jeder Anwender seine eigenen Vorgaben hat. Daher liegt unsere Herausforderung in der größtmöglichen Flexibilität beim Daten einlesen. Unser Ansatz besteht darin, ein flexibles Mapping der CSV-Spalten zu entwickeln, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Entsprechend unserer Standard-Importlogik können Sie die Spalten der CSV-Datei flexibel den Inhalten zuordnen. Indem Sie die Spaltennummern den jeweiligen Inhalten zuweisen, können wir die Inhalten erkennen und entsprechend validieren.
Die Inhalte für das Datum als auch für Optionen wie Lieferung, Abholung sowie Gratis- und Vorbestellungen können in verschiedenen Formaten bereitgestellt werden. Sie können diese daher über eine Auswahlliste festlegen.
Falls Sie unterschiedlich definierte CSV-Dateien verarbeiten möchten, müssen Sie hierfür jeweils eigene Definitionen anlegen. Diese werden als Varianten gespeichert. Beim Erstellen einer Variante können Sie eine eindeutige Bezeichnung festlegen, die es Ihnen ermöglicht, die einzelnen Varianten klar zu unterscheiden.
Beispielvariante Flaschen Flitzer:
Für einen reibungslosen Auftragsimport erstellen wir automatisch Verzeichnisse für jede Variante. Sie müssen nur ihre CSV-Dateien in das entsprechende Verzeichnis kopieren.
In der ersten Version gehen wir davon aus , dass die Spalteninhalte ihren Daten entsprechen. Ein Umsetzen der Kunden – oder Artikelnummer ist nicht vorgesehen.
Das Protokoll sieht dann wie folgt aus:
Arbeiten Sie mit Vorbestellungen oder Vorbestellartikel werden diese auch übernommen.
Das Programm PI812 ermöglicht Ihnen, alle Aufträge aus den verschiedenen Verzeichnissen mühelos zu importieren. Sie können diesen universellen Auftragsimport sogar mit einem EDI-Import kombinieren. Dank der Aufgabenplanung in Windows lässt sich PI812 regelmäßig automatisch ausführen. Sollte der Import auf Probleme stoßen, können Sie automatisch ein Protokoll ausdrucken lassen, um den Fehler schnell zu identifizieren. Alternativ steht Ihnen auch die Möglichkeit offen, das gesamte Protokoll auszudrucken.
Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Prozesse effizienter zu gestalten! Bei Fragen oder für eine kurze Einführung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Der Auftragsimport über CSV-Dateien ist nur mit einer Lizenz verfügbar. Der Preis hängt von der Anzahl der Varianten ab, die Sie nutzen möchten. Wählen Sie das Paket, das am besten zu ihrem Bedarf passt!
Vorschau: Der digitale Lieferschein – Effiziente Auslieferung in Echtzeit
Die papierlose Zukunft rückt näher! Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lieferscheine, um ihre Auslieferungsprozesse zu optimieren. Bereits drei unserer Anwender haben dieses Jahr erfolgreich auf den digitalen Lieferschein umgestellt – und profitieren von schnelleren Abläufen, weniger Papierkram und einer besseren Nachverfolgbarkeit.
Erfahren Sie in einem unserer nächsten Newsletter, wie auch Sie von dieser Lösung profitieren können!