Effizient und digital: Ihr Weg zu reibungsloser E-Rechnungsbearbeitung in ekcd.net!

Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Verarbeitung Ihre E-Rechnungen so effizient gestalten, dass Zeit und Kosten reduziert werden. Klingt gut, oder? Genau das ermöglicht Ihnen unsere erweiterte Eingangsrechnungsprüfung.

Doch wie funktioniert das Prüfen von E-Rechnungen nun eigentlich? Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein? In diesem Newsletter geben wir Ihnen einen leicht verständlichen Überblick.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet, dass Sie in der Lage sein müssen, diese elektronischen Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Wichtig: Die elektronische Rechnungsstellung erfordert keine Zustimmung des Rechnungsempfängers. In Gesprächen mit unseren Anwendern haben wir festgestellt, dass bisher nur wenige Lieferanten angekündigt haben, E-Rechnungen zu versenden. Ein großes Dankeschön an alle, die uns Rechnungsbelege geschickt haben! Dank Ihrer Unterstützung konnten wir verschiedene Rechnungen prüfen, darunter auch eine ZUGFeRD-Rechnung aus dem Getränkebereich. Anhand dieser konnten wir den Prozess mit Echtdaten testen, den wir Ihnen heute vorstellen werden.

Die erste Herausforderung der Empfang der E-Rechnung!

Der Versand elektronischer Rechnungen ist derzeit nicht gesetzlich geregelt, daher gehen wir davon aus, dass Lieferanten ihre Rechnungen per E-Mail versenden. Es ist ratsam, eine spezielle E-Mail-Adresse einzurichten, an die alle Eingangsrechnungen geschickt werden. Für Nutzer, die bereits revisionssichere Archivierungslösungen einsetzen, ist dies bereits Routine.

Wer bisher auf Papierablage gesetzt hat, benötigt künftig eine revisionssichere Lösung, denn das Gesetz schreibt die automatisierte Verarbeitung und sichere Archivierung vor. Elektronische Rechnungen müssen alle erforderlichen Angaben gemäß § 14 UStG enthalten – das ist keine neue Anforderung. Diese Regelung gilt schon seit langem auch für PDF-Rechnungen. Wenn Sie  Unterstützung benötigen, lass es uns wissen. Wir arbeiten hier mit einem Partner zusammen, der sicherlich die passende Lösungen für Sie hat!

Wie erkennen Sie nun eine ZUGFeRD-Rechnung? 

Optisch unterscheiden sich ZUGFeRD-Rechnungen nicht von herkömmlichen PDF-Rechnungen. Auf den ersten Blick sehen beide gleich aus. Doch technisch ist es entscheidend, dass die PDF in einem speziellen Format erstellt wird, das auch nach vielen Jahren noch lesbar ist. Das bedeutet, dass z.B. Schriftarten eingebunden werden müssen, damit die Dokumente auch langfristig erhalten bleiben.

Einige von Ihnen haben vielleicht bemerkt, dass unsere PDF-Dokumente bereits entsprechend angepasst wurden, was zu einer leichten optischen Veränderung führt. Diese PDF-Datei dient lediglich als lesbare Version für Menschen und reicht allein nicht aus, um den gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen gerecht zu werden.

Der Schlüssel liegt in der XML-Datei, die der maschinenlesbare Teil der Rechnung ist. Sie enthält alle strukturierten Daten, die für die elektronische Verarbeitung und steuerliche Prüfung notwendig sind. Bei Betriebsprüfungen und der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ab dem 1.1.2027 wird die XML-Datei steuerlich relevant, da sie die Basis für die digitale Weiterverarbeitung und Archivierung darstellt.

Wenn Sie also künftig ZUGFeRD-Rechnungen erhalten, denken Sie  daran: Beide Dokumente müssen archiviert werden!

Wie können Sie eigentlich eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen?

Ganz einfach! Nutzen Sie  einen PDF-Reader wie Adobe Acrobat und folgen Sie  diesen Schritten:

1.Öffnen Sie die PDF-Datei.
2. Suchen Sie nach dem Bereich „Anhänge“ oder klicken Sie  auf das Büroklammer-Symbol.
3. Dort finden Sie eine oder mehrere angehängte Dateien. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist das eine Datei im XML-Format, wie z.B. **factur-x.xml** oder **ZUGFeRD-invoice.xml**.

So wissen Sie, dass Sie eine ZUGFeRD-Rechnung vor sich haben. Bei X-Rechnungen ist das nicht nötig, da sie ausschließlich im XML-Format vorliegen. Allerdings haben wir bisher noch keine Rechnung ausschließlich als X-Rechnung erhalten.

Da die Lieferanten-Rechnung die Lieferscheinnummer enthält, suchen wir beim Einlesen der Rechnung den entsprechenden Wareneingang. Falls Sie also beim Wareneingang die Lieferscheinnummer bisher nicht erfassen, sollten Sie dies zukünftig tun. Und ja gute Nachrichten: Wir haben in diesem Zuge die Lieferscheinnummerneingabe erweitert. Sie können nun bis zu 50 Stellen alphanummerische Zeichen eingeben. So wird die Zuordnung einfacher und präziser.  

Beim Einlesen der Rechnungen zeigen wir sofort, ob ein Wareneingang erkannt wurde – ganz einfach an der Lieferantenspalte mit der entsprechenden Lieferantennummer. Neben den einzelnen Rechnungsendwerten erhalten Sie auch wertvolle Anmerkungen in der Spalte Hinweise. Da wir beim Einlesen der Belege die Rechnungen bereits in einem gewissen  Umfang validieren. Diese Validierung wird nun im Laufe der Zeit kontinuierlich optimiert. Denn es fehlen uns hier noch weitere Beispiele.

Aktuell haben wir erst eine Rechnung aus dem Getränkebereich von Weihenstephan erhalten, die wir so verarbeiten konnten. Alle andern Rechnungen stammen aus unserer Faktura, da wir ebenfalls  ZUGFeRD oder X-Rechnungen erstellen können. Unsere Rechnungen waren auch alle valide.😉 Die Brauerei Weihenstephan konnten wir unterstützen, dass diese nun auch valide Rechnungen versenden kann. Mit weiteren eingehenden Rechnungen erwarten wir neue Anforderungen und Prüfungen. In der Spalte „Datei“ finden Sie den Namen der verarbeiteten Datei. Alle Informationen werden in neuen Datenbanktabellen gespeichert, einschließlich der originalen Eingangsrechnungsdateien.

Dateien, die auf „.xml“ enden, sind X-Rechnungen. Enden sie auf .PDF, handelt es sich um ZUGFeRD-Rechnungen oder PDF-Rechnungen. Sollte nur eine PDF-Rechnung vorliegen, erhalten Sie  den Hinweis, dass es sich nicht um eine ZUGFeRD Rechnung handelt.

Rechnungen, die mit einem Lieferschein verknüpft sind, können angeklickt werden und das Programm verzweigt direkt zur Rechnungskontrolle. Dort füllen wir die relevanten Felder automatisch mit den Daten aus der XML-Datei aus.

Aufmerksamen Eingangsrechnungsprüfern wird es sofort aufgefallen sein: Ab sofort können Sie in der Rechnungsnummer mehr als 6 Zeichen eingeben – jetzt sind auch alphanumerische Kombinationen möglich. Diese Verbesserung ermöglicht eine schnellere Identifizierung und Zuordnung der Belege in der Buchhaltung. Ein echter Effizienzgewinn!

Wenn Sie eine Differenz feststellen, ist es wichtig, ihren Wareneingang mit der Lieferantenrechnung zu vergleichen. Bei reinen XML-Rechnungen kann das für einige Nutzer eine echte Herausforderung darstellen. Daher haben wir eine Lösung entwickelt: den Sichtkopie-Beleg. 

Was ist ein Sichtkopie – Beleg?

Dieser setzt alle relevanten Informationen aus der XML-Datei übersichtlich in ein Dokument um.

Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung aufrufen, finden Sie  rechts im Kopfbereich neue Icons. Neben der Sichtkopie gibt es hier die Möglichkeit sich die Lieferantenrechnung anzeigen zulassen. Mit dem Icon „Anzeige PDF“ können Sie den PDF-Teil der Rechnung einsehen – das ist die Originaldatei Ihres Lieferanten. Anschließend erfolgt die gewohnte Prüfung der Eingangsrechnung.

Wir möchten Sie hierbei daran erinnern, dass es eine Upgrade-Option für die Pflege der Eingangskonditionen gibt. Hier können Sie ihre Einkaufskonditionen analog ihren Lieferanten detailliert pflegen. Dies ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur automatisierten Eingangsrechnungsprüfung, die bereits bei einigen Nutzern erfolgreich im Einsatz ist.  – Allerdings basierend auf dem Profil EDI Invoice In. Wenn sich die E-Rechnung besser etabliert hat,  könnte auch dieses Format in Zukunft eine Rolle bei der automatischen Eingangsrechnungskontrolle spielen. Doch aktuell ist das noch Zukunftsmusik, da wir für die Umsetzung  mehr als nur einen Lieferanten-Rechnungsbeleg benötigen.

Was tun, wenn Sie Rechnungen nicht verarbeiten können, weil sie bei der Validierung Fehler aufweisen? Oder Sie den Beleg ablehnen müssen? Der Beleg erscheint dann ja noch in ihrer  Übersicht. Mit einem Kontextmenü haben Sie die Möglichkeit, den Beleg in ein Unterverzeichnis zu verschieben und so die Übersichtlichkeit zu wahren.

Wir haben viel Zeit und Energie in die Entwicklung unserer aktuellen Lösung investiert und sind überzeugt, dass sie im Laufe der Zeit weiter verbessert wird. Jetzt bieten wir Ihnen jedoch bereits eine effiziente Möglichkeit, Ihre Warenrechnungen zu prüfen und zu verarbeiten – ganz ohne zusätzliche Tools. Diese Version ist Teil unseres Standards, und alle Anwender mit einem gültigen Wartungsvertrag erhalten sie kostenlos. Die Auslieferung stimmen wir individuell mit Ihnen ab.

Wenn Sie vor der Auslieferung des erweiterten Programmstandes bereits E-Rechnungen erhalten, kopieren Sie diese einfach in das vorgesehene Verzeichnis: E:\altria\zugferd\. Mit der Auslieferung des neuen Programmstandes werden diese Dateien in die Datenbanktabellen übernommen. Dabei erfolgt eine Validierung der Rechnungen, die in einem Protokoll festgehalten wird. Dies funktioniert auch bei Rechnungen, die bereits in der Eingangsrechnungskontrolle geprüft wurden.

Wie steht es um Ihre Ausgangsrechnungen?

Hier wird es knifflig. Wir haben die Erstellung von ZUGFeRD und X-Rechnung umgesetzt und können ihnen nur raten: Warten Sie mit dem Erstellen ihrer Ausgangsrechnungen. E-Rechnungen müssen strengen Richtlinien folgen, und momentan ist das nur begrenzt möglich. Unsere Rechnungen sind im ZUGFeRD EXTENDED Format, das komplexe Anforderungen wie mehrere Lieferungen oder spezielle Konditionen am Ende der Rechnung abbilden kann.

Aber Vorsicht: Nicht alle Rabattkonditionen lassen sich derzeit wie im PDF-Beleg dargestellt abbilden. Mengenbezüge sind begrenzt erlaubt und Pfandsalden fehlen. Zudem müssen alle Informationen, die Sie auf ihrem aktuellen Rechnungsformular angeben – wie Geschäftsführung, Handelsregisternummer und Bankverbindungen – in die XML-Datei übertragen werden. Und hier wird es wirklich kompliziert: Ihre Bankverbindung darf nur in Rechnungen angeben, bei denen kein Lastschriftverfahren besteht. Andernfalls ist die Rechnung formal ungültig. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs! Die gesetzlichen Anforderungen ändern sich ständig, und wer die BMF-Schreiben verfolgt, weiß, wovon wir reden.

Somit klare Empfehlung –  seien Sie nicht der early bird. Wenn Sie bereits einen strategischen Umsetzungsplan haben, melden Sie sich bei uns, damit wir gemeinsam die einzelnen Schritte festlegen können. 

Mit dieser Version der Rechnungsprüfung wird die Bearbeitung der E-Rechnungen für Sie einfacher und schneller. Wir integrieren die Verarbeitung nahtlos in den bestehenden Prozess und validieren die Belege, damit Sie diese auch verarbeiten können.

Alle Newsletter-Bilder wurden mit KI Tools DALL-E // Leonardo.AI erstellt.