E-Rechnungspflicht: Der neue Standard für Unternehmen

Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes schrittweise dazu übergehen, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Doch was bedeutet diese E-Rechnungspflicht konkret für Sie?  Erfahren Sie alles Wichtige zu Fristen und Regelungen, die Ihnen Vorteile verschaffen können. Unser Newsletter bietet einen umfassenden Überblick. Seien Sie informiert und nutzen Sie die Gelegenheit, sich bestmöglich auf anstehende Veränderungen vorzubereiten.

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland eine gesetzliche Neuregelung zur E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz verabschiedet. Dies bedeutet, dass Unternehmen schrittweise dazu verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu verwenden. Diese müssen entweder den Standards der Richtlinie 2014/55/EU und somit der Norm EN 16931 entsprechen oder die vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen. Diese Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business).

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Kraft. Keine Ausnahmen, außer bei Kleinstbetragsrechnungen unter 250 Euro, dem Verkauf von Fahrausweisen und steuerfreien Lieferungen und Leistungen.

Es wird dabei strikt zwischen dem Empfang und dem Versand von E-Rechnungen unterschieden: Der Empfang wird ab 2025 obligatorisch sein, während für den Versand Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 gelten.

Für die Ausgangsrechnungen sieht die Umstellung auf die E-Rechnung folgende Übergangsregelungen fort:

Im Jahr 2025 und bis 31.12.2026:

• Der Vorrang der Papierrechnung entfällt.
• Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden.
• Sie dürfen Papierrechnungen weiterhin versenden.
• Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen Sie (wie bisher ) mit Zustimmung des Empfängers versenden.

Im Jahr 2027:

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) dürfen nur noch elektronische Rechnungen versenden.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen, weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung der Rechnungsempfänger – ein anderes elektronisches Rechnungsformat versenden, wie z.B. ein PDF.
• EDI-Verfahren sind ebenfalls zulässig.

Ab dem 1. Januar 2028:
Alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich müssen elektronische Rechnungen versenden und empfangen. Wobei Stand heute ein Versand oder Empfang von EDI-Rechnungen im heutigen EDI INVOICE Format nicht mehr möglich ist. Wenn jedoch das EDI Invoice Format durch Anpassungen mit der Norm  EN 16931interoperabel wird, das heißt, wenn eine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgen kann, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist, könnte auch das EDI-Format nach dem 31.12.2027 genutzt werden.

Für die Eingangsrechnungen sieht die Umstellung auf die E-Rechnung folgende Übergangsregelungen fort:

Ab dem 1.1.2025:

• Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die elektronische Rechnungstellung  ist nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft.
• Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.
• Gemäß der aktuellen Gesetzeslage gibt es keine spezifischen Anforderungen bezüglich des Übermittlungswegs von elektronischen Rechnungen. Ein einfaches E-Mail-Postfach genügt bereits, um elektronische Rechnungen zu empfangen.

Gemäß den Bestimmungen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) werden sowohl die X-Rechnung als auch Rechnungen im deutschen ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 als elektronische Rechnungen im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU (EN 16931) anerkannt. Demnach werden weder PDF-Rechnungen noch EDI-Rechnungen als elektronische Rechnungen betrachtet.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Dokument in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte und digitale Verarbeitung ermöglicht. Gängige Formate wie ZUGFeRD und X-Rechnung erleichtern den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen enthalten E-Rechnungen strukturierte Daten, die von Computersystemen nahtlos verarbeitet werden können, und nicht nur einfach digitalisierte Dokumente wie PDFs.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und X-Rechnung sind etablierte  Standards in der Rechnungsabwicklung in Deutschland. Die Wahl zwischen den beiden Formaten hängt von Ihrem Rechnungsempfänger sowie den weiteren Verarbeitungsschritten ab. Vermutlich wird die ZUGFeRD Format favorisiert werden, da dies ein  hybrides Format besitzt. Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei, die eine visuelle Darstellung der Rechnung enthält, und eingebetteten XML-Daten, die strukturierte Rechnungsinformationen enthalten. Diese Struktur ermöglicht es sowohl Menschen als auch Maschinen, die Rechnungen zu lesen und zu verarbeiten. Wobei der strukturierte Teil der führende Teil der Rechnung ist. ZUGFeRD hat verschiedene Profilstufen (Basic, Comfort, Extended), die je nach Komplexität und Informationsgehalt der Rechnung unterschiedliche Anforderungen erfüllen.

Die X-Rechnung dagegen ist ein elektronisches Rechnungsformat im XML-Standard. Diese Dateien sind perfekt für die digitale Verarbeitung geeignet, aber nur für diejenigen lesbar, die die XML-Syntax beherrschen.

Zusammengefasst bedeutet dies, dass die X-Rechnung der eingebetteten XML-Datei der ZUGFeRD Rechnung entspricht.

Unterschied zwischen einer Papierrechnung und einem XML-Datensatz einer elektronische Rechnung

Quelle: Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung (e-rechnung-bund.de)

Hier finden Sie  die Vorteile der beiden Seiten einmal gegenübergestellt:

Schnellere Verarbeitung: E-Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden, was den gesamten Bearbeitungsprozess beschleunigt. Die Rechnungen gelangen schneller in die Buchhaltung, und Zahlungen können früher freigegeben werden.

Reduzierte Fehlerquote: Automatisierte Prozesse bei der E-Rechnung verringern das Risiko von Erfassungsfehlern, die bei manueller Eingabe häufig auftreten. Dadurch wird die Richtigkeit der Daten erhöht.

Kostenersparnis: Durch die elektronische Verarbeitung von Rechnungen entfallen Kosten für die manuelle Erfassung, Bearbeitung und Archivierung. Die Verringerung des Papierverbrauchs senkt zudem die Material- und Lagerkosten.

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: E-Rechnungen erleichtern die Einhaltung steuerlicher und rechtlicher Vorgaben, z. B. durch die automatische Prüfung auf Konformität mit den gesetzlichen Vorschriften. Dies minimiert das Risiko von Verstößen und damit verbundener Strafen.

Erleichterte Archivierung und Nachvollziehbarkeit: Elektronische Rechnungen können sicher und effizient digital archiviert werden. Dies erleichtert die Suche und das Abrufen von Rechnungen und gewährleistet eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.

Bessere Transparenz: E-Rechnungen bieten durch standardisierte Formate eine bessere Übersicht und Vergleichbarkeit der eingehenden Rechnungen.

Fazit: Um den Anforderungen gerecht zu werden, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren, ist eine digitale Lösung zur Rechnungserstellung und Rechnungsverarbeitung sowie ein rechtssicheres digitales Archiv unerlässlich.

Mit  ekcd.net unterstützen wir Sie dabei, diese Formate professionell zu erstellen und zu verarbeiten.  Seien Sie gespannt auf unseren nächsten Newsletter, um mehr darüber zu erfahren.

Alle Newsletter-Bilder wurden mit KI erstellt. Und so zeigt uns die KI wie die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht im Getränkefachgroßhandel ab dem 1. Januar 2025 aussehen wird. 😊