Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu handeln!
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu prüfen. Viele unserer Anwender haben bereits erste Schritte umgesetzt oder stehen kurz davor, die elektronische Rechnungsverarbeitung in ihre Abläufe zu integrieren. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, den nächsten Schritt zu gehen und die digitale Rechnungspraxis konsequent umzusetzen.
Mit diesem Newsletter informieren wir Sie über den aktuellen Status der Umsetzung für Ausgangs- und Eingangsrechnungen in ekcd.net. Gleichzeitig möchten wir gemeinsam mit Ihnen den nächsten Schritt planen.
Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit und füllen Sie unser kurzes Formular aus. Ihre Angaben helfen uns, Ihre Anforderungen besser zu verstehen und die Einführung der E-Rechnung optimal vorzubereiten.
Um die Pflicht zur E-Rechnung zuverlässig zu erfüllen, sollten Sie Ihre Abläufe bei der Rechnungserstellung und der Kontrolle von Eingangsrechnungen genau prüfen – und bei Bedarf anpassen. In unserem Newsletter beleuchten wir beide Bereiche separat und zeigen Ihnen praxisnahe Wege, Ihre Prozesse effizient zu gestalten.
Für die Erstellung der E-Rechnung können unterschiedliche Formate genutzt werden.
In der Praxis können die tatsächlich genutzten Formate von den zulässigen Formaten abweichen, um erweiterte Rechnungsdetails wie Rabatte oder Zusatztexte abzubilden. Beispielsweise erlaubt die Extended Version der ZUGFeRD/X-Rechnung, mit Zustimmung des Empfängers, solche zusätzlichen Informationen einzufügen.
Ihre Ausgangsrechnungen werden digital: Das sollten Sie jetzt wissen
Mit ekcd.net können Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD-Rechnung oder als reine X-Rechnung erzeugt werden. Die Auswahl kann kundenindividuell über ein entsprechendes Kennzeichen im Kundenstamm erfolgen.
Wir unterscheiden hierbei nicht nach der Betragsgrenze von 250 €, sondern erzeugen grundsätzlich eine elektronische Rechnung, wenn der Kunde entsprechend gekennzeichnet ist.
Für die Übermittlung der Rechnungsinformationen nutzen wir das Profil „Extended“, um alle erforderlichen Informationen abzudecken. Bitte beachten Sie, dass der Empfänger einer E-Rechnung gesetzlich nur verpflichtet ist, das Basic- oder Comfort-Profil ohne vorherige Zustimmung anzunehmen.
In ekcd.net können Sie zahlreiche unterschiedliche Konditionen verwalten. Ihre korrekte Abbildung in der E-Rechnung verlangte umfangreiche Entwicklungsarbeit, da manche Berechnungen neu umgestellt werden mussten. Um sicherzugehen, dass alle Konditionen in der E-Rechnung fehlerfrei dargestellt werden, haben wir vor der Freigabe für Anwender, die die E-Rechnung bereits nutzen, einen umfassenden Rechnungslauf geprüft. Dieser Aufwand garantiert die Korrektheit der Belege, ist jedoch zeitintensiv. Damit wir den Prozess optimal planen können, haben wir das Formular entwickelt. Bitte füllen Sie dies entsprechend aus.
EDI-Rechnungen im Kontext der neuen E-Rechnungspflicht
Viele Anwender nutzen bereits EDI-Formate für den Rechnungsaustausch. EDI-Rechnungen in Deutschland gelten nach dem Gesetz als E-Rechnungen gemäß der neuen Definition, wenn diese zwischen den Geschäftspartnern vereinbart werden.
Wichtig ist: EDI wird nicht abgeschafft, aber der rechtliche Rahmen und die Übergangsfristen ändern sich deutlich. EDI-Formate wie EDIFACT / EANCOM dürfen weiterhin genutzt werden. Voraussetzung: Die Rechnung muss alle Anforderungen der EN 16931 erfüllen. Der Gesetzgeber verlangt also kein bestimmtes Format, sondern strukturierte Daten nach EU-Standard.
Für EDI-Formate, die noch nicht der EN 16931 entsprechen, gibt es eine explizite Übergangsregelung. Bis Ende 2027 können bisherigen EDI-Verfahren ohne Änderungen beibehalten werden. Ab 1.1.2028 gilt, dass alle B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein müssen. Dann müssen auch EDI-Rechnungen den Kriterien der E-Rechnung entsprechen, es müssen also die umsatzsteuerrechtliche Pflichtfelder in strukturierter Form vorliegen. Hier muss das EDI Mapping ggf. auf EN16931 angepasst werden.
Digitale Eingangsrechnungen: Validierung und Verarbeitung in ekcd.net
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen – und das heißt konkret: Sie müssen strukturierte, elektronische Rechnungen annehmen und deren Daten auslesen können. Ein simples Öffnen der Rechnung im PDF-Viewer reicht nicht aus, denn maßgeblich ist die XML-Datei, die das steuerrechtliche Originaldokument darstellt. Eine automatische Verarbeitung ist dabei keine Pflicht.
Die Vielfalt der Formate und die Komplexität von XML-Rechnungen machen die Prüfung alles andere als einfach. Denn eine reine XML-Datei lässt sich ohne technische Unterstützung kaum auswerten. Neben der Prüfung den bekannten Kriterien des UStG §14 muss jetzt auch noch die Einhaltung der Syntaxen und die Interoperabilität geprüft werden. Erst wenn diese Hürden genommen sind, können wir zur eigentlichen Eingangsrechnungs-Prüfung übergehen – der Kontrolle von Artikelpositionen mit Preisen und Mengen.
Validierung elektronischer Rechnungen sicherstellen
Aus dem Feedback unserer Anwender haben wir erfahren, dass eine Validierung der Eingangsrechnungen als Option eine wichtige Anforderung ist. Nur so lassen sich fehlerhafte Belege sofort erkennen und konsequent ablehnen – und unangenehme Überraschungen bei späteren Prüfungen vermeiden.
Zur Prüfung der strukturellen und gesetzlichen Anforderungen steht nun in ekcd.net ein neuer Validierungsdienst zur Verfügung. Dieser kann sowohl im Prozess der:
– Manuellen Eingangsrechnungsprüfung (PE008)
– automatischen Eingangsrechnungsprüfung (ED7xx)
eingesetzt werden.
Die Validierung erfolgt über die spezialisierte Lösung für die Validierung von XML-basierten E-Rechnungen: valitool. Die Lizenzierung ist abhängig von der Anzahl der zu validierenden Rechnungen.
Die Validierung bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:
– Prüfung der gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen
– frühzeitige Erkennung von Format- oder Strukturfehlern
– transparente Protokollierung der Prüfergebnisse
– Handlungsempfehlung
Das Ergebnis der Validierung wird Ihnen in der manuellen , wie auch digitalen Eingangsrechnungsprüfung angezeigt. Zusätzlich werden die Originaldatei, das Validierungsprotokoll, bei ZUGFeRD Belegen das extrahierte XML-File, und das ZUGFeRD – Dokument in einer neuen Eingangsrechnungstabelle abgelegt.
Wir setzen auf eine externe Lösung, weil sich die Validierungsregeln derzeit mehrmals jährlich ändern – Experten erwarten bis zu acht Updates pro Jahr. Da diese Anpassungen gesetzlich verpflichtend sind, haben wir die Prüfsoftware eines spezialisierten Anbieters vollständig integriert. So garantieren wir jederzeit die Prüfung nach den aktuellen Vorgaben.
In der Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen unterstützt ekcd.net folgende Formate:
– ZUGFeRD
– X-Rechnung
→ In den Syntax Formaten : UBL / CII
– EDI
Für eine einfachere Bearbeitung können Sie sich bei reinen XML-Rechnungen auch eine übersichtliche Sichtkopie anzeigen lassen.
Die Rechnungsprüfung zur Kondition- und Mengenprüfung basiert immer auf einem Wareneingang. Beim Einlesen der Rechnung wird automatisch der passende Wareneingang ermittelt und zugeordnet. Bei fehlenden Lieferantennummer oder GTIN, bestimmen wir den Lieferanten über eine Wahrscheinlichkeitsrechnung anhand der Adresse. Bleibt die automatische Zuordnung aus, lässt sich die E-Rechnung manuell einem Wareneingang zuordnen.
Die nächsten Schritte für Ihr Unternehmen
In gut neun Monaten muss die E-Rechnung Praxis sein. Jetzt ist der Moment, Ihre Abläufe zu checken und gegebenenfalls anzupassen. Damit wir Sie dabei bestmöglich unterstützen können, bitten wir Sie, uns Ihre geplante Vorgehensweise mitzuteilen. Dafür haben wir ein kurzes Microsoft-Forms-Formular für Sie vorbereitet.